Teslimatın içeriği artık tahmin değil
Çoğu operasyonda teslimat kaydı “3 koli” gibi tek bir sayıdan ibarettir. Müşteri “iki kasa eksik geldi” dediğinde elinizde ne gönderildiğinin dökümü yoktur; iş, sürücünün hatırladığına ve irsaliye fotoğrafına kalır.
Rotiva'da teslimata sipariş kalemleri eklenir: her satırda ürün adı ve miktarı, adet ya da koli birimiyle. Sürücü teslim ekranında bu listeyi görür, teslim ettiği kalemleri tek tek işaretler. Yönetici panelinde teslimatın yanında “12 adet + 3 koli” gibi net bir yük özeti oluşur; raporlar da bu veriden beslenir.
Eksik teslimde kalan ürün kaybolmaz
Kalemlerin bir kısmı teslim edilemediğinde Rotiva teslimatı “eksik” olarak kapatır ve kalan ürünleri otomatik olarak yeni bir bekleyen kayda taşır. Yönetici hiçbir şey yazmadan, kalan kalemler havuzda “eksik kalan” etiketiyle görünür ve bir sonraki rotaya alınmayı bekler.
Böylece “şu müşterinin 2 kasası kalmıştı” bilgisi kimsenin aklında taşınmak zorunda kalmaz; sistem takip eder.
Sahada alınan sipariş: müşterinin yeni talebi kaybolmaz
Teslimat anı aynı zamanda bir satış anıdır: müşteri çoğu zaman sürücüye “bir dahakine şundan da getir” der. Bu talep genelde sürücünün not defterinde ya da akşam atılan bir WhatsApp mesajında kalır — ve sıklıkla unutulur.
Rotiva'da sürücü, teslim onay ekranındaki “Sipariş / değişim ekle” bölümünden talebi anında girer: ürün, miktar, birim. Kayıt talep olarak yöneticiye düşer ve panelde anlık bildirim oluşturur. Yönetici Siparişler sayfasından inceler, gerekirse düzenler ve tek tıkla havuza gönderir — teslimat kaydı otomatik açılır.
Aynı müşteriye iki ayrı durak çıkmaz
Sahadan gelen sipariş onaylanırken Rotiva, o müşterinin havuzda bekleyen (henüz rotaya alınmamış) bir kaydı olup olmadığına bakar. Varsa yeni ürünler o kaydın üzerine eklenir; yeni bir durak açılmaz.
Aynı mantık eksik teslim kalanları için de çalışır: müşterinin yarım kalan siparişi ile yeni talebi tek teslimatta birleşir. Sürücü aynı adrese iki kez gitmez.
Ürün kataloğu kendi kendine öğrenir
Ürün listesini önceden tanımlamak gerekmez. Siparişlerde yazılan her ürün firmanızın kataloğuna otomatik eklenir; bir sonraki girişte yazmaya başladığınız anda öneri olarak çıkar. Öneriler akıllıdır: o müşterinin daha önce aldığı ürünler en üstte, firmanın en sık kullandıkları hemen ardından listelenir.
Arama kelime bazlıdır — “damacana 19” yazmak “19L Damacana Su” kaydını bulmaya yeter. Katalog Ayarlar ekranından yönetilir: yanlış yazılmış ürünler birleştirilebilir, varsayılan birim (adet/koli) belirlenebilir, kullanılmayan ürünler öneriden gizlenebilir.
Değişim ürünü takibi
Her saha talebi yeni satış değildir; bazen müşteri elindeki ürünün değişmesini ister. Rotiva bunu ayrı bir tip olarak tanır: değişim kaydında hem geri alınacak ürün hem yerine verilecek ürün yazılır. Sürücü hangi ürünü geri getireceğini net görür, yönetici de değişim kayıtlarını satış siparişlerinden ayrı izler.
Operasyonunuza kazandırdıkları
- Teslimat itirazlarında ürün bazında döküm — “ne gönderildi, ne teslim edildi” tartışması biter.
- Sahada yakalanan siparişlerin kaybolmaması: sürücü ekstra satış kanalına dönüşür.
- Eksik kalan ürünlerin elle takip edilmemesi, otomatik havuza dönmesi.
- Aynı müşteriye tekrar tekrar gidilmemesi — bekleyen kayıtlar birleşir.
- Ürün adlarının standartlaşması: katalog önerisiyle herkes aynı ismi yazar, raporlar tutarlı çıkar.